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篇名: 教你趕走辦公室的時間賊
作者: 迎光喜光	日期: 2009.08.02　　天氣: 　心情:

教你趕走辦公室的時間賊 <<轉貼自:商業周刊第 1065 期>>

數一數，如果你的身邊圍繞的小偷越多。
你越需要用些聰明方法來抓到它！
本刊集合四大知名企業的Know-How，
提供你趕走時間小偷的妙方。
即便你已經做好縝密的管理計畫，
但請別忽視身邊有些瑣碎事情，
正一點一滴偷走你的時間：

一、純打屁的MSN對話
二、冗長又沒有效率的會議
三、無聊的電子郵件
四、長舌的電話
五、老闆不明確的工作分配
六、遲到的朋友
七、出其不意的訪客
八、總晃到你辦公桌旁長舌的辦公室同事
九、混亂的辦公桌讓找東西變得困難
十、拖延、優柔寡斷，甚至要求完美的個性

愛普生：計算時間成本，終結無效率會議
適用對象：決心要改善效率的企業
開會前做法：

一、問自己，真的有必要開這個會嗎？

二、負責人最好一週前發出會議通知：
包含時間、地點、參加人數、主題、議程及與會人員與簡報內容
（一分鐘用一張簡報）。

開會時做法：
準備道具：馬表與響鈴

一、跟大家報告開會的時間成本（人數X時間X薪資成本）。
二、要求大家提前入座，準時開始（老闆不到也要開始）。
三、主席追蹤上次開會結論，報告會議目的。
每個人報告必須留1/3的時間討論，距離結束前一分鐘按鈴一次，
前30秒按鈴第二次，時間到，把簡報螢幕收起來。
四、一定要討論出結果，絕不拖到下一次。會議結果要在結束前複誦一次。
五、開會完後，24小時內發出會議紀錄，指定人員追蹤結論後果。
六、定期追蹤會議品質：評量指標包含簡報事前準備率、出席率、準時與會率、
達成決議率與準時結束率。

英特爾： 4D分類法，電郵再多也不怕
適用對象：總是花很多時間處理信件，但收件夾永遠堆積如山的人
做法：
一、處理郵件前，再問自己一次，是否打電話就可一次解決事情。
二、一天集中確認email一、兩次即可，別隨時確認。
不能今天解決的也要歸類處理，否則信件只會越積越多。
三、每天工作的第一個小時，千萬別拿來看email，而是該做今天最重要的事。
四、處理來信，用4D法來分類，你要刪除（Delete）、執行（Do）、
委任他人（Delegate）或是拖延（Defer）。
刪除信件，不用客氣，根據微軟統計，
每100封你收的信中，有50％是可以被刪掉的，30％可以被委任，
或是該在2分鐘內被處理掉的。
五、一次就把信寫好！寫信要目的明確，標題上就註明這是要求行動的通知，
以免對方忽略，你還要再寫一次信提醒。

IBM：兩招提高執行力打敗拖延
第一招：香腸切割法
適用對象：不想拖拉，可是計畫很大，總感覺做不完的人
做法：把大計畫切割，就像切香腸般，可以讓你一口一口吃掉。
切割的原則有三：
第一，被切割的段落要有相關性。
第二，分割時從較小量的段落開始，這樣做完會有成就感，會更有往上挑戰的動力。
第三，每個切點要列出期限與休息時間，你會更有動力完成，達到切點，一定要休息。
這有獎勵與讓自己思考下一步的好處。

第二招：T字分類法
適用對象：優柔寡斷，總是難下決心的人
做法：拿出一支筆，一張紙，畫出個T型，
左邊寫下做此事的好處，右邊寫下壞處，別以為這方法看來很笨，
但是，它卻是讓很多聰明人很快下定決心的好方法。

Google： 721法則，克服一心多用難題
適用對象：日常工作很多，又想要把時間分割出來想新idea的人
做法：Google教導所有員工，把7成時間專注在原本的工作上，如何改良新搜尋技術；
2成時間花在跟核心工作有關的新事物發想；剩下的1成時間與精力，
就花在完全沒有關聯的新案件上。
這樣的系統性規畫，讓你不會總是陷在新舊事物時間分配的兩難中。
如此，大家也不會都把時間陷在眼前緊急的事裡，無法思考未來。

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